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Oggi vedremo come archiviare i progetti e risparmiare spazio sui nostri hard disk.

Tutti noi videomaker abbiamo un incubo: finire lo spazio sugli hard disk. Le videocamere registrano file sempre più pesanti e ci si trova spesso con il problema di dover trovare un posto in cui stoccare i video girati ed i file di progetto. Se poi consideriamo che è indispensabile fare almeno un backup dei nostri dati per salvarli da guasti, incidenti ed invasioni aliene, allora è chiaro che l’hard disk portatile da 1TB col quale abbiamo iniziato non è più sufficiente.

Prima di passare ad acquistare centinaia di hard disk, NAS o sottoscrivere costosissimi abbonamenti cloud c’è sicuramente qualcosa che possiamo fare per ridurre il consumo di spazio, dimezzandolo nella maggior parte dei casi.

Voglio consigliarti un sistema efficace e veloce in grado di farti risparmiare spazio e tempo quando archivi il tuo materiale. Si tratta di un argomento importante quindi ti consiglio di leggere l’articolo fino in fondo per evitare di tralasciare informazioni fondamentali e rischiare di perdere parte dei tuoi preziosi dati.

Cosa archiviare?

La prima domanda da porsi ovviamente è: quali sono i file che dobbiamo archiviare? Sebbene sia una buona soluzione salvare tutto il possibile e farne due copie, una da tenere nel nostro studio ed un’altra in un secondo posto in caso di incidenti (incendi, alluvioni e terremoti non sono poi così rari se ci pensi), sicuramente non è la soluzione più economica.

Tra i file che compongono un progetto ce ne sono molti di cui non ce ne faremo assolutamente nulla in futuro. Si tratta di giga e giga di dati che ci possiamo risparmiare, rendendo il nostro backup molto, molto più leggero. A noi serve archiviare solo i file ed i video che possano essere riutilizzati in futuro. Ma come si fa a riconoscerli? Iniziamo con l’analizzare quali file compongono il nostro progetto.

Quali file compongono un progetto?

Analizziamo quali sono i file che compongono un progetto video, dalle riprese all’esportazione finale.

Innanzitutto abbiamo il girato (audio e video), che compone sicuramente la parte più importante del nostro spazio. In una giornata di riprese potremmo aver accumulato decine o centinaia di Gigabyte.

Poi abbiamo tutti gli assets del progetto. Stiamo parlando di file necessari in fase di montaggio quali: immagini, musiche, grafiche animate, ecc.

Non dimentichiamo ovviamente i file di progetto vero e proprio, cioè il progetto di Premiere Pro, i file di render per le preview, quelli di cache e tutti gli altri file sparsi in giro per il nostro computer di cui non conosciamo probabilmente nemmeno l’esistenza.

Alcune cartelle sparse per l'HDD che contengono girato e file di progetto per un totale di 72,84 GB

Quali sono i file da preservare?

Bene, ora che sappiamo di cosa è composto il nostro progetto video, di cosa possiamo fare a meno?

Come forse saprai tutti i programmi che utilizziamo creano tonnellate di file temporanei che, come dice lo stesso nome, sono utili solo per qualche momento e poi possono essere cancellati. Bene, questa cosa non sempre avviene. Tra questi ci sono ad esempio i file di preview, veri e propri video renderizzati che servono a Premiere solo per permetterci di vedere il video senza impuntamenti prima dell’export finale.

Purtroppo per un essere umano trovare questi file non più utilizzati è un’impresa titanica, se non impossibile. A questo però c’è una soluzione, ma la vediamo tra poco.

Ciò che possiamo fare è agire sul girato. Come detto è la parte più importante e pesante tra i nostri file, ma sicuramente tra questi giga ci sono tante clip di cui possiamo fare a meno. Pensa a tutte le clip avviate per errore, quelle che riprendono il pavimento, quelle errate, quelle fuori fuoco… insomma, tutte quelle che hai scartato nella fase di montaggio. Tutte queste clip sono inutili, e non dovrai né vorrai mai più rivederle. Si tratta di clip veramente inutili da cestinare.

Spesso ce le portiamo dietro per anni e le archiviamo, ma si tratta di un vero e proprio spreco, perché non servono a nulla se non a farci sprecare prezioso spazio sull’hard disk. Fai una stima. Quando monti un video, del girato quante clip sono realmente utilizzabili? Io ho fatto una stima. Mediamente quando giro almeno metà del girato è da buttare. Semplice, perché se riprendo la stessa cosa due volte, una sarà di troppo. Se poi consideri le volte in più fatte per sicurezza o perché è cambiata la luce o hai fatto dei particolari giochi di fuoco che non ti sono venuti al primo colpo, allora la tua percentuale di clip inutilizzabili potrebbe salire anche al 60-70%.

Su un girato di 100GB stiamo parlando di 60-70GB di dati inutili!

Come selezionare il footage da preservare

Esistono diversi metodi, io ti spiego il mio, che è forse il più rapido e sfrutta una funzione di Premiere Pro poco conosciuta che in seguito ci farà risparmiare ulteriore spazio. Seguimi!

Quando inizi a lavorare al tuo progetto una delle prime fasi è sicuramente quella di selezionare il girato. Per anni ho guardato ogni singola clip dalla finestra del Browser Moltimediale e trascinando le clip “buone” nella timeline saltando quelle “cattive”.

Un amico però mi ha fatto notare una cosa. Se selezioniamo dal Browser Multimediale la cartella che contiene tutte le clip del girato e la trasciniamo nella timeline in una sequenza vuota, tutte le clip si metteranno in fila, l’una dopo l’altra, come fosse un unico nastro tagliato in corrispondenza dell’inizio e della fine di ogni clip.

Ora, se guardi le clip da questa sequenza e scarti le clip “cattive” direttamente da qui, oltre che risparmiare tantissimo tempo, ottieni una sequenza che contiene solo clip “buone” selezionate.

Io rinomino questa sequenza come “selezionate” e quando devo montare, al posto che cercare dal Browser Multimediale le clip, le pesco direttamente da qui, sapendo che sto scegliendo solo tra clip di buona qualità.

Attenzione! Con questa operazione non abbiamo cancellato le clip da scartare ma abbiamo solo creato una sequenza con le clip selezionate e che avrà senso archiviare. Per salutare definitivamente le clip scartate e tutti gli altri file inutili segui il prossimo passaggio.

Sequenza di clip selezionate per il montaggio

Archiviare un progetto video con il Project Manager

Project Manager di Premiere Pro è uno strumento utilissimo, indispensabile se vogliamo archiviare tutti i file utili del nostro progetto video in pochi secondi con tutta la tranquillità di non aver perso nulla e poter nuovamente rimettere mano al progetto in futuro.

Una volta aperto il tuo progetto, creata una sequenza di clip “selezionate” e finito il progetto, puoi aprire lo strumento Project Manager sotto la tendina “File”.

Trovi lo strumento Project Manager in fondo alla tendina File

Si aprirà una finestra che ti permetterà di creare una copia di tutti i file utili al progetto e di salvarla in una cartella pronta da archiviare, tralasciando tutti i file che non vengono realmente utilizzati.

Per far sapere a Premiere Pro quali sono i file che per te contano davvero ti basta selezionare nello spazio in alto le sequenze che vuoi preservare. Ad esempio la sequenza del tuo progetto e la sequenza dei file selezionati.

Seleziona con attenzione le sequenze da preservare

Nella parte sottostante troverai il pulsante Calcola. Premilo, e vedrai immediatamente quanto spazio occuperà la cartella da archiviare. Nel caso in esempio 34,07 GB, ossia abbiamo risparmiato il 49% dello spazio! Non male vero? Scegli dove creare la cartella di archivio e premi OK.

Spazio risparmiato con Project Manager
Cartella creata con Project Manager pronta per l'archiviazione

All’interno del Project Manager sono presenti diverse altre funzioni che ti consiglio di analizzare con attenzione. Ad esempio puoi chiedere al programma di convertire i video in un altro formato per velocizzarne l’esportazione o ridurne il peso.

Sta a te, scegli le impostazioni migliori per il tuo caso ed usa questo strumento per risparmiare lo spazio di archiviazione dei tuoi progetti video.

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